Бухгалтерові продавця телефонує покупець з одним запитанням — коли нарешті зареєструють накладну. Для підприємств хімічної й харчової промисловості та агрокомпаній Черкащини, які працюють з ПДВ, зупинення реєстрації податкової накладної трапляється нерідко. Воно зачіпає обидві сторони угоди, бо продавець готує пояснення, а покупець до реєстрації не може скористатися податковим кредитом.
Що означає зупинення
Зупинення реєстрації за результатами автоматизованого моніторингу ще не є відмовою і не встановлює податкового порушення. Квитанцію з причиною отримують і продавець, і покупець, а статус накладної видно в програмі для звітності та в Електронному кабінеті. Спершу читають підставу у квитанції й перевіряють, чи немає окремого рішення про відповідність самої компанії критеріям ризиковості, бо це інше питання з власним порядком розв’язання.
Для покупця блокування означає, що ПДВ з цієї накладної поки не потрапляє до податкового кредиту й не збільшує реєстраційний ліміт. Якщо ліміту бракує для власних накладних, доводиться поповнювати електронний ПДВ-рахунок і заморожувати частину оборотних коштів.
Хто щодня стежить за квитанціями, штатний бухгалтер чи команда, якій передано бухгалтерський супровід компанії, краще визначити заздалегідь, щоб жодне повідомлення не лишилося без відповіді.
Пояснення, яке переконує
Пояснення має послідовно описати операцію й показати, якими документами підтверджено кожен рядок накладної. Зазвичай це договір і специфікації, видаткові накладні чи акти, банківські виписки, документи про походження, перевезення й зберігання товару, а за потреби й про його якість. Якщо накладну складено на передоплату, пояснюють сам аванс, бо документів про відвантаження ще немає.
Комісія може зареєструвати накладну, запросити додаткові матеріали або відмовити. У відповіді на запит розбирають саме висловлені зауваження, бо повтор першого пакета рідко щось змінює. Для первинних пояснень, додаткових матеріалів і скарги діють окремі строки, тож кожне нове повідомлення беруть на контроль. Відмову оскаржують у комісії центрального рівня або в адміністративному суді, і попередня скарга для суду не обов’язкова. Таблицю строків і перелік документів зібрано в статті про розблокування податкових накладних.
Профілактика до відвантаження
Блокуванню легше запобігти, ніж його зняти. До першого відвантаження новому покупцеві варто мати підписаний договір зі специфікацією й документи, з яких видно, звідки взявся товар. Допомагає й таблиця даних платника ПДВ, де компанія наперед повідомляє податковій, які товари чи послуги зазвичай купує й постачає: врахована таблиця знижує ризик зупинення таких операцій. Бухгалтерські, аудиторські та юридичні послуги для бізнесу описано на сайті uhy-prostir.com.
Зупинена накладна — робоча ситуація, а не вирок. Швидка реакція на квитанцію, повний комплект документів і контроль строків повертають розрахунки у звичний ритм.