Сферы бизнеса, обучения и другие направления, требуют периодического проведения семинаров или конференций. Для подобных событий всегда актуален вопрос выбора необходимой локации, где будет происходить мероприятие. Руководителям компаний стоит рассмотреть вариант в центре столицы. В Киеве часто организовываются научные конференции, программы обучения, симпозиумы. Важно понимать, что правильно подобранное помещение способно создать должный эффект.

 

Выбор зала

Подыскивая подходящее помещение, необходимо в первую очередь отталкиваться от количества приглашенных. Немаловажно и оформление, которое зависит от таких параметров:

●       интерьер — создание специфической атмосферы, удобство и комфорт для гостей. Положительно влияет на результаты;

●       техническая составляющая — обеспечение успешного проведения, способствует лучшему восприятию материала. Позволяет демонстрировать наглядно информацию, упрощает выполнение многих задач.

Кроме этого, вместимость зала выбирается согласно числу людей. Предпочтительно наличие свободного пространства для размещения документации и техники. Оптимальным вариантом для мероприятия любого формата станет помещение в светлых тонах. Хорошее центральное освещение, мебель располагается по центру. Может быть расставлена в виде круга.

Именно внешний вид создает первое впечатление. Грамотный подход к оформлению интерьера только прибавит положительных баллов к общей подготовке.

Сегодня клиенты могут выбирать комфортные конференц-залы в Киеве на свое усмотрение. Пользуются популярностью большие локации, размещающие одновременно до трехсот человек. Предназначены для масштабных конференций и различных съездов.

События менее значимого характера лучше проводить в комнатах для тренинга, совещаний. Они имеют небольшую площадь, при этом обустроены удобными столами и эргономичной мебелью. Сделав паузу между заседаниями, можно выйти в специально отведенную зону для отдыха. Обычно здесь организовывают легкий фуршет.

 

Технологическое оснащение

Для комфортного пребывания участников и лучшей передачи информации, пространство обустраивается необходимым инновационным оборудованием. Каждый зал включает установку систем отображения и передачу звука. Профессионально оформленное помещение может увеличить имидж компании.

Стандартное оборудование:

●       большие мониторы;

●       системы кондиционирования и вентиляции;

●       акустическая аппаратура;

●       флипчарт;

●       проекторы.

Для лучшего восприятия и запоминания презентаций, устанавливают интерактивные доски. Деловые переговоры не обходятся без синхронного перевода, поэтому используются современные системы.

При организации видеоконференцсвязи следует продумать, из какого участка будет проходить трансляция. Уже от этого определяется удаленность мест, задействованных в общении.

Отображение информации

Выбирая мониторы или экраны, стоит учитывать момент, чтобы было видно из любого места. Важно предусмотреть, что обзору могут мешать колонны или другие элементы. При низких потолках большой проектор могут закрывать для задних рядов впереди сидящие. Самым распространенным вариантом в таких ситуациях выступает дублирование устройств. Часто их размещают на стенах, устанавливают непосредственно на столах.

При оснащении зала учитывают демонстрируемый контент, для кого он предназначен. Например, это могут быть просто текстовые файлы или ролики. Как хорошо они будут просматриваться. Чтобы получить четкое изображение, монтируют видеостену. Также выбирается формат передачи графических данных.

 

Комфортное месторасположение

Если планируется однодневная деловая встреча, идеальным решением станет помещение рядом с гостиницей. В комплексе с холлом, рестораном, соответствующей техникой, это будет правильным выбором.

Иногда требуется наличие дополнительной базы для активного проведения свободного времени. Зоны отдыха благоустраивают компактными диванами, креслами. Если конференция рассчитана на несколько дней, подойдет расположение в живописной местности. Однако, наиболее оптимальным вариантом является центр города. Ведь все участники смогут попасть без проблем в точно назначенное время.

Если событие проходит в будний день, необходимо предусмотреть загруженность центральной части, транспортную развязку. Стоит заранее оценить возможность гостей приехать к локации на общественном виде транспорта, также на личном авто. Как правило, в праздники вопрос транспорта оказывается сложнее.

Важные моменты и предварительный осмотр

Выбирая подходящее помещение, стоит уделить внимание каждой мелочи. Если собираетесь выводить на экран информацию, не лишним будет поинтересоваться о том, чтобы закрыть жалюзи в солнечную погоду. Иначе участники ничего не смогут разглядеть.

Предпочтительны радиомикрофоны, обеспечивающие мобильность на мероприятии. Желательно проверить, во всех ли местах одинаково работают приборы. К вопросу исправности всей техники, следует относиться серьезно. Нужно протестировать все устройства, даже лазерную указку и выключатель света.

Поинтересуйтесь у организаторов, будет ли возможность разместить баннер, рекламную продукцию. Некоторая аренда запрещает развешивание плакатов и подобной продукции. В таком случае можно воспользоваться другими способами размещения. Например, поставить небольшие стеллажи.

Хотя бы за пару часов до начала должен быть доступ в помещение. Этого времени хватит для подготовки. Иногда организации утрачивают свою репутацию из-за игнорирования таких деталей. Кроме этого, важно узнать, какое оборудование включено в прокат, а что придется дополнительно заказывать.

Немаловажный момент — организация кофе-брейка. Осматривая аудиторию, следует предварительно проверить оборудование, договориться об условиях оплаты, оснащение кондиционером или обогревателями. Перед самим мероприятием необходимо настроить технику. Локацию стоит подбирать, исходя из вместительности, тематики, расположения и бюджета.